El mercado laboral está lleno de personas con un currículo excelente y ganas de trabajar. Las empresas se enfrentan a un laborioso proceso cada vez que lanzan una nueva oferta. En el caso de las grandes compañías, los departamentos de recursos humanos son los encargados de llevar el proceso de selección. En las PYMES, sin embargo, este reclutamiento se externaliza o es gestionado por el propio empresario.
Los Applicant Tracking Systems (ATS) o sistemas de seguimiento de candidatos se han convertido en una opción fiable para realizar reclutamientos sin la necesidad de evaluar los currículums uno a uno. Pueden encargarse de una única parte del proceso (búsqueda de determinados perfiles) hasta la completa resolución del mismo.
¿Cómo funciona un ATS?
EL ATS es una aplicación informática capaz de filtrar a los solicitantes con base en los criterios que establezca una empresa para un proceso determinado. Su funcionamiento es parecido a la realización de cualquier búsqueda en internet: el algoritmo se encarga de buscar el número de veces que aparecen las palabras claves repetidas en los currículos. Asimismo, también selecciona en base a otros términos específicos que se hayan mencionado en la oferta.
Este software se ha incorporado a las áreas de recursos humanos durante los últimos años, de forma que cada vez es más frecuente que la filtración de expedientes se haga según determinados patrones. Existen multitud de aplicaciones diferentes, siendo algunas más básicas y otras más complejas que permiten realizar análisis predictivos de los candidatos.
El proceso que sigue la aplicación, de forma resumida, es el siguiente:
- Tras publicar la oferta de trabajo, los candidatos deben subir su currículum a la plataforma designada por la empresa.
- El programa ATS recopila todos los CV que llegan a la plataforma en una base de datos que queda al alcance de los reclutadores encargados.
- Los reclutadores pueden utilizar las diferentes opciones del software para filtrar. Por ejemplo: buscando un nivel de idiomas específico, un máster, años de experiencia, si tienen un trabajo actualmente, su última empresa, etc.
- Tras seleccionar criterios que resulten relevantes para el puesto de trabajo, la aplicación se pone en marcha y filtra a los candidatos que podrían interesar a la empresa.
- Además de esto, facilita el proceso de selección indicando datos como si el candidato tiene pendiente la entrevista, si ha quedado descartado o si ha renunciado al proceso.
¿Por qué utilizan las empresas los Applicant Tracking Systems? Conoce sus principales ventajas.
Los sistemas ATS facilitan todo el proceso de reclutamiento para la empresa. Ante la publicación de una sola oferta de empleo, una compañía puede recibir más de 200 solicitudes que deben evaluarse para encontrar al candidato perfecto. Si esta acción es realizada únicamente por los profesionales de recursos humanos, el tiempo invertido es elevado.
Ignorar los perfiles que lleguen en último lugar resulta injusto para los candidatos, por lo que esta opción tampoco es viable. Por ese motivo utilizar un sistema de seguimiento de candidatos no solo ahorra tiempo a la empresa, sino que otorga a todos los candidatos la opción de ser incluidos en el proceso.
A continuación os mostramos todas las utilidades que puede tener para una empresa la implantación de un ATS en sus procesos selectivos:
Adecuación al Reglamento General de Protección de Datos (RGPD).
El Reglamento de Protección de Datos Europeo establece unas condiciones muy concretas para proteger la privacidad de los candidatos a un puesto de trabajo, con unas sanciones elevadas en caso de que estos se extravíen. Los ATS respetan las leyes de privacidad, cifran los datos y proporcionan seguridad a todo el proceso selectivo. De esta forma la empresa elimina un posible problema legal en el futuro.
Agiliza el reclutamiento.
Recoger y evaluar cada uno de los CV que recibe la empresa puede extenderse semanas y generalmente al iniciarse una búsqueda se persigue incorporar al trabajador lo antes posible. El sistema ATS permite:
- Automatiza el proceso.
- Desaparecen las tareas realizadas de forma manual y que requerían tiempo (escaneo de currículums, búsqueda manual, etc.).
- Filtrar de forma rápida según los criterios.
- Identifica a los posibles candidatos idóneos de forma rápida.
Así, en menos de un día, la aplicación permite hacer un filtrado para que la empresa solo tenga que entrevistar los mejores perfiles posibles.
Ahorro económico.
Las empresas buscan todas las alternativas posibles para reducir los costes de las tareas que realizan. El sistema de seguimiento de candidatos reduce tanto el tiempo de búsqueda como el proceso en sí. Esto permite que la empresa no tenga que externalizar el servicio contratando a una empresa de recursos humanos, y también se produce un ahorro tanto en gastos de impresión como de personal.
Gestión de toda una base de datos de forma sencilla y práctica.
Disponer de una base de datos donde aparece toda la información de cada uno de los candidatos actualizada es una ventaja para cualquier empresa. En cuestión de segundos se puede acceder a un número de teléfono, un correo electrónico o comprobar si el usuario tiene todos los requisitos que busca la compañía.
Mejora la experiencia para los candidatos y la propia empresa.
En relación al punto anterior, muchas aplicaciones permiten la comunicación entre los candidatos y los encargados del proceso de selección. Es perfecto para aclarar dudas, realizar un reclutamiento más personalizado y también para que los candidatos puedan ver futuras convocatorias a través de la aplicación.
Selección precisa y profesional del candidato.
Una empresa busca contratar en todo momento a la persona que reúna todas las condiciones necesarias para el puesto de trabajo. Un reclutador podría saltarse un dato concreto después de toda una jornada observando currículums, pero la aplicación no. Los sistemas de seguimiento de candidatos optimizan las entrevistas, escogen los perfiles más ajustados y descartan otros usuarios en cuestión de segundos.
Consejos para que su currículum supere el sistema ATS.
Ahora que ya conoce qué es un sistema ATS y porqué resulta tan útil para las empresas y para los aspirantes, acabamos el artículo ofreciendo algunos trucos para conseguir que el currículum se adapte a la oferta de empleo:
- Analice el puesto de trabajo ofrecido: observe las palabras clave, los requisitos mínimos y deseados. Es muy importante cumplir con los requisitos imprescindibles.
- Busque en internet si la empresa utiliza algún sistema ATS y compruebe cómo funciona.
- Emplee un diseño sencillo, nada recargado u ostentoso.
- Evite las gráficas y las tablas: Pueden bloquear el sistema.
- Tenga un currículum actualizado: El CV debe adecuarse para cada puesto de trabajo. Si ha analizado la oferta, procure que la información que ofrezca coincida exactamente con las palabras claves utilizadas.
- Utilice formatos de guardado como PDF o DOCX.
Esperamos que haya aprendido bastante sobre los sistemas ATS y su función en el reclutamiento de personal.